Hvis du tænker på et etablere egen it-afdeling, bør du overveje en række aspekter. Det gælder lige fra, hvilke systemer I skal anskaffe, til den politik it-afdelingen skal drives efter. Her er vores liste over systemer, værktøjer og procedurer som skaber en effektiv it-afdeling.

Aspekter du bør overveje:

• Procesbeskrivelser
• Overvågning
• Fjernstyring
• Sagssystem
• Tidsregistrering
• Backup
• Vidensdatabase
• Patch management
• Antivirus
• Udrulning
• Statistik
• Systemsammenhæng
• Beredskabsplan
• Reserveudstyr
• Asset management
• Deployment

Nedenfor kan du læse mere om formålene med de forskellige aspekter af it-driften.

Procesbeskrivelser

Er fundamentet for at blive en velfungerende it-afdeling. Du kan ikke huske det hele og derfor er tjeklister eller procedurebeskrivelser (SOP – Standard Operating Procedures) en god måde til at undgå fejl på.

Overvågning

Du bør kende din infrastruktur, overvåge den og vide, før alle andre, hvornår der er noget galt. Vær forberedt og kommuniker med det samme, hvis der er problemer på virksomhedens infrastruktur.

Fjernstyring

Din it-afdeling bør have et fjernstyringsprogram, så de hurtigt kan hjælpe, uanset hvor brugerne og supporteren befinder sig.

Sagssystem

Et sagssystem sikrer, at du ved, hvad du skal lave samt hvem i it-afdelingen, der arbejder på hvad, også når du er på ferie eller er syg.

Tidsregistrering

Viser dig, hvad I bruger tiden på, så det bliver nemmere at koordinere indsatsen hvor det gavner mest.

Backup

Din backup-kontrol rutine bør være på plads. Daglig backup med automatiseret kontrol af statusrapporter gør, at du aldrig er i tvivl om, at dine data er intakt, hvis uheldet er ude.

Vidensdatabase

Som en del af sagssystemet bør du have en videndatabase til dokumentation. Her opsamler du viden om, hvordan et problem er løst, så du sparer tid, hvis problemet opstår igen.

Patch management

Du bør have et patch management system. Det er en softwareløsning, der sikrer, at dine programmer og operativsystemer altid er opdaterede. Så risikerer din virksomhed ikke sikkerhedsbrister og unødvendige fejl.

Antivirus

Du skal kende dit trusselsbillede og dit it-netværk. Du bør have en centralt styret antivirus-løsning til at beskytte virksomheden og alarmere ved infektioner. Ellers kan du risikere tyveri af følsomme oplysninger, kreditkort, immaterielle rettigheder m.m.

Udrulning

Du bør kunne udrulle software centralt. Det handler om at kunne være effektiv. Ellers skal du måske rundt til 50 computere og klikke med musen, hver gang der skal installere ny software.

Statistik

Rapporteringsværktøjer er en selvfølge for en it-afdeling. Det er din eneste måde til at få overblik over, at tingene er i orden.

Systemsammenhæng

Brug integrerede systemer, så du undgår dobbelt registrering. Det handler om at undgå spildtid og minimere risici for fejl.

Beredskabsplan

Du skal være forberedt på, at ting alligevel kan gå galt. Derfor skal du have en beredskabsplan. Hvad gør du, hvis en server går ned, så du kan komme hurtigst tilbage i drift?

Reserveudstyr

Hvis en computer ikke fungerer skal du have reserveudstyr klar. Hav en ekstra computer klargjort, så dine brugere skal forblive produktive.

Asset management

Et asset management system er et vigtig redskab der holder styr på, hvilken hardware og software, organisationen har i brug. Uden det, kan det være meget tidskrævende at holde styr på hvilke medarbejdere, der har hvilket udstyr eller hvilke licenser der er i brug.

Derudover er det svært at planlægge udskiftninger i rette tid når levetiden på hardware eller software ophører.

Deployment

Med et deployment system kan du automatisk klargøre nye computere og skære installationstiden ned. Samtidig øger det kvaliteten ved at skabe ensartethed over for brugerne, fordi alle computere er udstyret med den samme standardpakke og dermed er ens at arbejde med.

Hos Supporters er vi hver eneste dag fokuserede på at forbedre os, så vi kan hjælpe vores brugere hurtigt og effektivt. Vi stræber efter konstant at øge kvaliteten i vores arbejde, være velovervejede og bevidste om mulige konsekvenser.

Vores adfærd er, at tænke i permanente løsninger frem for quick-fixes. Vi samler vores processer i systemer, der er er lette at bruge. Hvis din it-afdeling gør det samme – og anskaffer de systemer, vi har nævnt ovenfor – er du godt hjulpet. Der er mange plusser ved at have egen it-afdeling - men overvej, om fordelene opvejer de faste omkostninger, der følger med.